Mehr Zeit durch kürzere Laufwege: Organisations-Optimierung in der Arztpraxis

Ein Fallbeispiel
Die Entfernung zwischen dem Materialraum einer Praxis und dem Empfang beträgt 36 Meter. Jede der fünf Medizinischen Fachangestellten legt diese Entfernung pro Tag 30 Mal zurück und benötigt hierfür jeweils 45 Sekunden. Über alle Mitarbeiterinnen gerechnet verbringt das Praxisteam pro Tag 1,8 Stunden mit Laufzeit zwischen den beiden Praxispunkten. Verlegt man beispielsweise den Materialraum direkt neben den Empfang – eine entsprechende Option existiert -, steht diese Zeit täglich für andere Arbeiten zur Verfügung.
Mit der Laufwege-Analyse zu mehr Zeit
Mittels einer Laufwege-Analyse können derartige Einsparpotentiale identifiziert und die Laufwege optimiert werden. Die Umsetzung ist unkompliziert und schnell umsetzbar:
(1) Jedes Team-Mitglied erstellt zunächst eine Tabelle mit folgenden Angaben:
– Zwischen welchen Einsatzorten bewegt man sich (z. B. Empfang – Wartezimmer, Wartezimmer – Arztzimmer etc.)?
– Wie häufig wird jede Strecke am Tag zurückgelegt (hierzu wird die Häufigkeit pro Stunde ermittelt und dieser Wert auf den Arbeitstag hochgerechnet).
– Wie lang sind die einzelnen Strecken?
– Wie lange benötigt man für jede Strecke?
Ergänzend kann es hilfreich sein, die Wege als Linien in einen Grundriss-Plan  der Praxis einzuzeichnen (“Spaghetti-Diagramm”)
(2) Die Laufwege-Tabelle verfolgt das Ziel, sich die etablierten Laufwege bewusst zu machen und nach Möglichkeiten zu suchen, die Wege und Zeiten verkürzen. Zunächst kann jede Mitarbeiterin eine persönliche Analyse durchführen:
– Könnten Wege eingespart werden, indem die Arbeitsorganisation verändert wird?
– Gibt es Bereiche der Praxis, in die man lieber und weniger gerne geht? Warum?
(3) Anschließend werden die Laufweg-Tabellen aller Team-Mitglieder nebeneinander gelegt und gemeinsam überprüft, ob Wege durch Umorganisation wegfallen könnten oder verkürzbar sind.


Quelle: http://bit.ly/14gWgks