Best Practice-Organisation in der Arztpraxis: Mit der Arbeitsanalyse den Killer-Effekt von Routinen ausschalten

Hilfreiche Routinen…
Dem pro Tag zu bewältigenden Patienten-Durchlauf und der damit verbundenen Arbeit begegnen Praxisteams durch die Entwicklung von Routinen. Hierbei handelt es sich um intuitiv entwickelte Regelungen bzw. Verhaltensweisen, die in Standardsituationen zu verlässlichen Resultaten führen. Ihre Anwendung wird von Medizinischen Fachangestellten als äußerst hilfreich und entlastend empfunden.

..und ihre Nebenwirkungen.
Doch diesem positiven Aspekt steht entgegen, dass meist nie überprüft wird, ob mit den Routinen auch der bestmöglichen Weg zur Zielerreichung beschritten wurde. Der Gewöhnungseffekt führt nämlich dazu, dass Routinen, einmal etabliert, meist nie wieder untersucht oder modifiziert werden. Situativ aufkommenden Zweifeln wird mit der Aussage: „Das haben wir immer so gemacht.“ begegnet. Dieses leider weit verbreitete Arbeitsprinzip führt dazu dass in Arztpraxen, über alle Fachgruppen und Praxisformen bzw. –größen betrachtet, durchschnittlich weniger als die Hälfte der für eine reibungslos funktionierende Praxisorganisation notwendigen Regelungen und Instrumente eingesetzt werden. Gleichzeitig erfüllt die hieraus resultierende Patientenzufriedenheit lediglich knapp 2/3 der Anforderungen und Wünsche.

Mit der Arbeitsanalyse auf organisatorischen Erfolgskurs
Aus diesem Grund ist es unerläßlich, die Praxisarbeit einmal grundsätzlich und in der Folge jährlich mit Hilfe einer Arbeitsanalyse konkret zu untersuchen, denn erfahrungsgemäß schleichen sich immer wieder Verhaltensweisen und Regelungen ein, die den Arbeitsablauf hemmen, ohne dass es von den Beteiligten registriert wird. 
Zu ihrer Durchführung wird keine externe Hilfe benötigt, sondern man kann eine solche Untersuchung mit Hilfe einfacher „Bordmittel“ durchführen. Mit ihrer Hilfe lassen sich Aufbau- und Ablauforganisation, Bestellsystem und ärztliches Zeitmanagement mit der Patientenstruktur überprüfen und synchronisieren. Die Umsetzung erfolgt am einfachsten mit Hilfe eines Patienten-Laufzettels, auf dem alle Arbeiten – hier beschränkt man sich auf die am häufigsten wiederkehrenden – für die Dauer einer Woche nach Art, Dauer und Verantwortlichem / Ausführendem dokumentiert werden.
Diese Datenbasis erstellt ein Abbild der Arbeitsprozesse, die dann optimiert werden können. Durch die Zusammenführung aller Daten entsteht ein mehrdimensionales Abbild der Praxis-Arbeitsabläufe. Hieraus wird u.a. erkennbar,
– was in der Praxis während der Patientengespräche geschieht,
– in welchem Umfang und mit welchen Konsequenzen unangemeldete Patienten die Abläufe beeinflussen,
– welche Aufgaben die Mitarbeiterinnen mit welcher Arbeitsauslastung ausführen (Grundlage der Personalplanung),
– ob die Arbeitsabläufe optimal koordiniert sind,
- wie sich die Aufenthaltszeit der Patienten zusammensetzt,
– etc.

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